Ce qui ne constituait qu’un petit tas sur un coin de bureau au moment de la création peut prendre des pièces entières quand il s’agit d’un grand groupe : nous parlons bien entendu des archives.
Cette perte de place n’est pas une fatalité. Pourtant, il convient de ne pas faire n’importe quoi, car ces documents représentent l’histoire de l’entreprise et la structure peut avoir besoin de certains d’entre eux. Comment faire pour s’en débarrasser sans commettre d’erreur ?
Archives : faut-il s’en débarrasser ?
Alors que la surface exploitable peut devenir un vrai problème quand une entreprise développe son activité, il n’est pas toujours possible de créer une extension ou encore de déménager. Faire de la place semble facile quand on envisage de se débarrasser de ses archives.
Cependant, ces documents servent à bien des choses. Dans le cas d’une situation litigieuse, par exemple, ce sont eux qui peuvent prouver la bonne foi de l’entrepreneur et le juge statue alors en sa faveur, ce qui lui évite parfois certaines conséquences financières.
Dans le même ordre d’idée, si un contrôleur du fisc envoie un document contenant des archives à produire, il faut être en capacité de le faire en quelques semaines. Si la salle des archives ressemble à un capharnaüm, le chef d’entreprise peut avoir quelques suées froides à cette idée.
En outre, même à l’interne, on peut avoir besoin de se référer à d’anciens documents pour trouver de nouvelles idées, pour en reprendre une qui n’avait pas pu aboutir, pour diverses raisons etc…Or, ne pas trouver les éléments dont on a besoin peut faire perdre beaucoup de temps productif.
Les documents obsolètes à supprimer dans le cadre du récolement des archives est une étape importante, mais qui peut dire qu’il a du temps pour reprendre chaque dossier un par un afin de regarder les dates et déterminer si la durée de valeur probatoire est passée, tout cela sans faire d’erreurs en vertu de la nature des documents ?
Les solutions pour gérer ses archives ?
La question du « comment » qui exprime aussi la manière dont on se débarrasse de ses archives papier peut aussi soulever des interrogations.
Tout le monde sait qu’il est possible de tirer parti des éléments que renferment les documents (données sensibles, voire confidentielles) en prenant le temps de les récupérer. Cela serait tout à fait possible si un chef d’entreprise se contentait de mettre ses archives papier dans un container dédié comme les réglementations sur le tri préconisent de le faire.
Il peut investir dans une machine qui détruit les documents, mais généralement, elle se contente de faire des bandes qu’il est possible de reconstituer.
Parfois le terme débarrasser suppose non pas la destruction mais le fait de ne plus vouloir avoir ses documents sur site. Comment faire dans les deux cas ?
Les chefs d’entreprise conscients de leurs manquements, faute de temps et d’expertise ; peuvent se reposer sur celle des entreprises d’archivage. Récolement et tri, suppression des documents, mais aussi solution de conservation des archives papier après les avoir digitalisées, sont autant de prestations qui relèvent de leur ressort.
Après contact, l’entreprise procède à un audit. Ce moment permet au chef d’entreprise de dire ce qu’il attend en fonction de ses besoins.
Cela peut être une action de sensibilisation après toutes ces tâches pour que les salariés soient en mesure, par la suite, d’ordonner et de classer les documents et les archives digitalisés, afin de retrouver chaque élément en quelques secondes.
L’entreprise d’archivage remet alors un devis personnalisé et après signature se met tout de suite au travail pour pouvoir classer, supprimer les documents sur site ou en les emportant dans des zones de stockage.