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Qu’est-ce que la dématérialisation ?

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Cette injonction faite aux entreprises peut générer beaucoup de questions. Or, il est important de comprendre la plus-value de la dématérialisation des documents pour l’activité. Savoir se faire aider est également un plus, quand on veut se consacrer à son cœur de métier.

La dématérialisation : de quoi parle-t-on ?

La dématérialisation consiste à produire un document, quelle que soit sa source, au format numérique. Elle vise à participer à la gestion des documents relatifs au fonctionnement d’une entreprise.

S’il peut paraitre facile, désormais de le faire avec tous les documents entrants et sortants, quand il s’agit d’une entreprise nouvellement créée, il ne faut pas oublier que cela concerne également toutes les archives papier qui sont conservées. Or, quand une entreprise est pérenne depuis quelques années, on peut imaginer le nombre de boîtes ou de classeurs que cela implique.

Le fait de scanner les documents n’est également pas suffisant. Se posent d’autres interrogations auxquelles le chef d’entreprise doit avoir des réponses. Ces documents, une fois numérisés, seront-ils accessibles facilement (où seront-ils stockés) ? Quelles sont les personnes qui pourront avoir accès à toutes les données qu’ils contiennent (sécurisation du stockage). Sera-t-il possible de les transférer, de les modifier au besoin et comment faire ?

Une tâche qui peut prendre un temps considérable si l’on n’a que peu de temps ou de connaissances à y consacrer. L’externalisation est donc devenue un recours pour les entrepreneurs, quand il s’agit de la dématérialisation des processus.

Comment procéder à la dématérialisation quand on est une entreprise ?

Un chef d’entreprise peut considérer que cette tâche doit rester en interne. Auquel cas, il dédiera une personne dont la mission consistera à procéder au récolement des archives papier, à scanner chaque document, à le stocker de façon sécurisée en ayant pris soin au préalable de choisir le bon moyen pour le faire (cloud, disques durs externes…).

Ce travail peut être extrêmement long et pénible. Car la gestion des différents documents ne se fait pas de la même façon s’il s’agit d’un bulletin de paie ou d’une facture fournisseur.

Enfin, il faut s’interroger sur l’avenir des archives papier. Si la loi a tranché sur le fait qu’un document numérique avait la même valeur qu’un document papier, il peut encore arriver que ce dernier doive être présenté. Or, toutes les entreprises n’ont pas la place, au bout de quelques années, pour entreposer tous ces feuillets et les justificatifs, parfois, qui y sont associés.

Passer par une entreprise qui se spécialise dans la dématérialisation, la gestion et le stockage des archives peut être un bon compromis pour répondre à ce qui doit être mis en place, tout en pouvant se consacrer à son travail fondamental.

Certaines d’entre elles offrent même la possibilité d’endroits de stockage pour les archives papier et ce, dans de très bonnes conditions de conservation. Régulièrement, ces archives papier font l’objet d’un recensement et d’un tri et l’on y ajoute les nouvelles.

Quant à leurs pendants électroniques, ils sont scannés, sécurisés, accessibles à tout moment par des personnes triées sur le volet, au regard des instructions laissées à cet effet par l’entreprise mandatrice.